管理學上有一個著名的溝通漏斗理論：

個人的表達如果是100%的信息，那么團隊成員之間的溝通通常只能達到80%的信息，加上溝通環(huán)境、心理狀態(tài)、交流方式的影響，對方可能只能接收到60%的信息，而能夠聽懂和理解的信息只剩下40%，等到最終執(zhí)行的時候，也許已經跌到了20%的水準上。

在現(xiàn)實中，我們也常會聽到有人抱怨：

“我們的內部溝通非常頻繁，無論是上下級之間，還是平級之間都會進行交流，可是為什么內部的執(zhí)行還是一團糟呢？”

這是因為，一方只是傳達了信息，而不夠準確；另一方只是接收了信息，而不夠理解。

這一切，都是因為“無效溝通”，對此，如何破解，才能提高團隊執(zhí)行力呢？

有效溝通的“4個步驟”

一般來說，有效溝通有4個步驟：注意、了解、接受、行動。

① 注意

所謂“注意”，就是引起溝通對象的關注，或者談論對方感興趣的話題。

如果對方對類似的話題非常感興趣，就可能會表現(xiàn)出愿意進一步交流的愿望，這就為話題的延續(xù)創(chuàng)造了條件。

談論對方感興趣的人或事，談論對方從未接觸過的新鮮事物，尤其是那些不同尋常的事情，這些都會引起對方的興趣。

② 了解

所謂“了解”，其實就是指雙方在進一步交流之后，挑起話題的這一方應該想辦法尋求一種共同語言，只有雙方在同一個話題上找到共同點，才能夠有效且順暢地將話題延續(xù)下去。

一般來說，想要尋找共同語言，就需要事前進行了解，比如觀察對方平時喜歡什么（包括衣服、食物、商品、運動等不同的類型），也可以觀察對方的神情，弄清楚自己提出的那些話題是否能引發(fā)共鳴。

而在交流期間，雙方會加深了解，并由共同的話題延伸到其他話題當中來，從而更好地轉移到那些重要的問題上去。

③ 接受

所謂“接受”，是指溝通的受眾對象接受交談者的觀點、命令、意見或者建議，經過前面兩個步驟之后，談話雙方已經比較了解。

在良好的溝通氛圍之下，雙方已經建立最基本的信任。

在此種情形之下，對方也會更容易接受另一方提出的請求或者建議。

④ 行動

最后就是“行動”，指的是受眾對象接受命令、意見或者建議之后，會立即采取相關的行動來踐行自己的任務，并努力達到預期的目標和滿足對方提出的要求。

這4個步驟也可以分為三個階段。

第一階段：溝通雙方只有很少的共同經歷，表達方式不相同，立場不一致，很容易產生誤解和矛盾；

第二階段：雙方的了解開始不斷加深，彼此愿意談論一些共同經歷，表達方式開始相互遷就，彼此之間也能相互理解和配合；

第三階段：雙方的共同話題越來越多，表達方式開始趨于一致，理解和信任程度不斷加深。

在整個過程當中，溝通者需要把握一些要點：

對他人的話語進行正確的回應，贊同的就需要立即表態(tài)，不贊同的不要直接予以否定，可以先進行傾聽，然后想辦法進行進一步交流；

注意溝通的態(tài)度，不要過于情緒化，尤其是觀點不一致時，一定要尊重別人的觀點，并保持謙虛的姿態(tài)；

不要急于把握話語權，最重要的是注意傾聽，盡可能了解他人的觀點和想法；

不斷確認溝通的訊息，以此來明確各自的立場和觀點，同時確保重要信息不會被忽視；

使用讓人印象深刻的溝通話語，這樣可以有效吸引他人的注意。

溝通效率的“4個準則”

關于有效溝通，往往可以從不同角度進行解讀。

比如語言哲學家保羅·格萊斯曾經提出了一套“合作原理”，在這個原理中，有4條用于保障溝通效率的基本準則：

① 量的準則

所謂量的準則就是溝通時要提供所需的信息量，不能過多，也不能太少。

如果上級提問：“你準備如何完成這件事？”而執(zhí)行者給出的答案是“一切都計劃好了”。

那么，這樣的答案明顯面臨著信息量不足的問題，無法完成一次完整的溝通。

因此執(zhí)行者的回答實際上違背了量的準則。

對方想知道“星星”的信息，而另一方卻提供了“星辰大海”的信息，不對稱的溝通，勢必引發(fā)無效。

② 關系準則

這一準則的重點在于，溝通者必須保持敘述內容的相關性，不能夠隨意改變方向或者主題。

比如，部門主管問道：“這一次的會議中，經理究竟說了什么？”

員工回答說：“我已經呈交了那個方案。”

在整個溝通中，雙方的交談完全脫節(jié)，根本沒有太多的聯(lián)系，因此整個溝通無疑是失敗的，違反了格萊斯的關系準則。

③ 方法準則

所謂方法準則就是指，在溝通中盡量避免晦澀難懂的描述和出現(xiàn)歧義。

比如，某員工說“三個部門的經理下達了指令”，這句話很容易產生歧義。

到底是三個經理參加了會議，他們分別來自三個部門？還是一個經理來參加會議，他身兼三個部門的經理職務？亦或是經理有很多個（不止三個），他們來自三個部門？

很明顯，由于所說的話意思太多，很容易在溝通中引發(fā)誤會。

在表達時，不求精煉，但求無過，哪怕是稍稍繁瑣一些，也應以表達清楚，不產生歧義為準。

④ 質的準則

該準則要求人們在溝通中敘述那些絕對真實的事物。

比如，老板詢問主管“是否按照要求去基層進行調查”，主管什么也沒有做，為了避免受到責備，于是謊稱自己完成了任務，甚至還偽造了一份調查報告。

這樣的回答其實就違背了格萊斯第四準則。

要打造一支執(zhí)行力高效的團隊，有效溝通必不可少，作為員工，有口才是其次，能準確表達和理解才是關鍵；作為管理者，注重溝通的有效性，是會管理的一個重要表現(xiàn)。